Imposto De Renda De Cartórios Extrajudiciais: Como Funciona?

Os cartórios extrajudiciais não detém personalidade jurídica, conforme reiteradamente manifesta o Superior Tribunal de Justiça. Isto significa que todos os seus atos são realizados em nome de seu titular, inclusive o recolhimento de tributos. De acordo com o art. 162, inciso IV do RIR/2018 (Decreto nº 9.580, de 22 de novembro de 2018), os “tabeliães, notários, oficiais públicos” são equiparados a empresas individuais.

O art. 38 do RIR/2018 prescreve especificamente que são tributáveis os “emolumentos e custas dos serventuários da Justiça, como tabeliães, notários, oficiais públicos e outros, quando não forem remunerados exclusivamente pelo erário”. E mais: de acordo com o art. 188 do mesmo regulamento, tais rendimentos estão sujeitos ao pagamento mensal do imposto (ou seja, ao recolhimento do carnê-leão), bem como a escrituração de suas receitas e despesas em livro-caixa.

O art. 68 do RIR/2018 estabelece, não a obrigação de escrituração, mas a possibilidade de dedução das seguintes despesas, o que deverá ser feito por meio da escrituração no livro-caixa:

I – a remuneração paga a terceiros, desde que haja vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários correspondentes;

II – os emolumentos pagos a terceiros; e

III – as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.

A legislação menciona expressamente a impossibilidade de dedução das seguintes despesas:

I – a quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos e a despesas de arrendamento;

II – a despesas com locomoção e transporte, exceto na hipótese de representante comercial autônomo; e

III – em relação aos rendimentos a que se referem os art. 39 e art. 40.

Assim, caberá ao titular do cartório preencher mensalmente o livro-caixa com as receitas e despesas que possui e recolher o imposto devido mensalmente, se houver. Quando chegar a época do ajuste, fará sua Declaração do Imposto de Renda e, em conjunto com seus dados pessoais e patrimoniais, informará novamente as receitas, as despesas dedutíveis, assim como o imposto já antecipado.

Ocorre que, nada obstante o que dispõe a legislação, são várias as despesas incorridas por cartórios, claramente necessárias ao seu funcionamento. De maneira análoga às empresas optantes pelo lucro real, também serão dedutíveis as despesas necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora. Entretanto, há diversas despesas intrínsecas ao cartório cuja dedução tem sido glosada pela Receita Federal (por exemplo, o sistema interno utilizado). Nestes casos, o Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF) apenas aceita a dedução quando resta comprovado no processo administrativo a necessidade das despesas à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora. Portanto, a análise é casuística.

Sendo assim, ante a insegurança na escrituração das despesas, caberá ao titular do cartório estruturar a escrituração de forma benéfica. Poderá valer a pena, por exemplo, alugar máquinas e equipamentos (como computadores) ao invés de adquiri-los. O planejamento estratégico aqui é imprescindível.

De qualquer forma, deverá o notário ou registrador guardar todos os documentos que comprovem a necessidade de determinada despesa para a manutenção da receita por, no mínimo, 05 (cinco) anos. Assim, caso receba notificação da Receita Federal solicitando a comprovação, esta será fácil. E, caso algumas despesas continuem sendo glosadas, então valerá a pena partir para o processo administrativo e, se necessário, judicial.

Artigo escrito por Aline Guiotti, advogada, consultor jurídico, consultora jurídica, especialista em Direito Tributário, sócia do escritório Dayrell, Rodrigues & Advogados Associados.